Yksittäistä oppilasta koskevan asian käsittelystä asiantuntijaryhmässä laaditaan opiskeluhuoltokertomus (perusopetuksen lomake Wilmassa ja esiopetuksen lomake Kehrässä). Ryhmän vastuuhenkilö kirjaa yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot opiskelijahuoltokertomukseen. Kirjauksia voivat tehdä myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet. Kertomus laaditaan jatkuvaan muotoon, joka etenee aikajärjestyksessä. Kertomukseen kirjataan seuraavat asiat:
- yksittäisen oppilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
- asian aihe ja vireillepanija
- oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset
- tiedot asian käsittelystä monialaisessa asiantuntijaryhmän palaverissa kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa
- kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
- toteutetut toimenpiteet
- kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa
Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu.
Säilytys. Opiskeluhuoltokertomus ja siihen liitetty suostumuslomake säilytetään esiopetuksen toimipaikoissa tai koululla niin kuin muutkin salassa pidettävät asiakirjat. Koulun rehtori, johtaja, apulaisrehtori, vararehtori tai apulaisjohtaja ja esiopetuksessa päiväkodin johtaja vastaa opiskeluhuoltorekisteristä. Rekisterin vastuuhenkilö päättää tietojen luovuttamisesta ja määrittää käyttöoikeudet rekisteriin.
Salassapito. Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä oppilasta taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa sivulliselle, ellei siihen ole kirjallista lupaa asianomaiselta oppilaalta tai ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, hänen huoltajaltaan. Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on kuitenkin salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaaville viranomaisille sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Tietojen luovutusoikeus salassapitovelvollisuuden estämättä koskee myös oppilaan asianmukaisen opetuksen kannalta välttämättömän tiedon luovuttamista tai saamista opettajalta, päiväkodin johtajalta, rehtorilta ja opetuksen järjestäjältä. Tiedon luovuttaja harkitsee, minkä tiedon luovuttaminen on välttämätöntä esimerkiksi turvallisuuden valmistamisen kannalta.
Oppilaan siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän oppilaitokseen on pyydettävä oppilaan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävä tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta.
Yksittäistä oppilasta koskevan asian käsittelystä asiantuntijaryhmässä laaditaan opiskeluhuoltokertomus (perusopetuksen lomake Wilmassa ja esiopetuksen lomake Kehrässä). Ryhmän vastuuhenkilö kirjaa yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot opiskelijahuoltokertomukseen. Kirjauksia voivat tehdä myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet. Kertomus laaditaan jatkuvaan muotoon, joka etenee aikajärjestyksessä. Kertomukseen kirjataan seuraavat asiat:
- yksittäisen oppilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
- asian aihe ja vireillepanija
- oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset
- tiedot asian käsittelystä monialaisessa asiantuntijaryhmän palaverissa kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa
- kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
- toteutetut toimenpiteet
- kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa
Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu.
Säilytys. Opiskeluhuoltokertomus ja siihen liitetty suostumuslomake säilytetään esiopetuksen toimipaikoissa tai koululla niin kuin muutkin salassa pidettävät asiakirjat. Koulun rehtori, johtaja, apulaisrehtori, vararehtori tai apulaisjohtaja ja esiopetuksessa päiväkodin johtaja vastaa opiskeluhuoltorekisteristä. Rekisterin vastuuhenkilö päättää tietojen luovuttamisesta ja määrittää käyttöoikeudet rekisteriin.
Salassapito. Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä oppilasta taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa sivulliselle, ellei siihen ole kirjallista lupaa asianomaiselta oppilaalta tai ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, hänen huoltajaltaan. Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on kuitenkin salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaaville viranomaisille sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Tietojen luovutusoikeus salassapitovelvollisuuden estämättä koskee myös oppilaan asianmukaisen opetuksen kannalta välttämättömän tiedon luovuttamista tai saamista opettajalta, päiväkodin johtajalta, rehtorilta ja opetuksen järjestäjältä. Tiedon luovuttaja harkitsee, minkä tiedon luovuttaminen on välttämätöntä esimerkiksi turvallisuuden valmistamisen kannalta.
Oppilaan siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän oppilaitokseen on pyydettävä oppilaan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävä tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta.